Chứng thực sao y là việc làm rất quen thuộc vì hầu như tất cả mọi việc đều cần đến chứng thực sao y. Từ sinh con, kết hôn, xin việc, nhập học đến mua bán đất đai tài sản cũng có rất nhiều giấy tờ thủ tục cần đến sao y. Vậy sao y thực chất là gì? Nên làm sao y bản chính ở đâu hay cơ quan nào có thẩm quyền để làm sao y chứng thực? Hãy cùng Phương Đông tìm hiểu trong bài viết sau nhé.
Sao y công chứng là gì?
Sao y hay sao y bản chính, chứng thực sao y là quá trình chứng thực tính chính xác của các văn bản sao chép từ một tài liệu gốc. Bản gốc được sao y phải là những giấy tờ, văn bản do cơ quan nhà nước, tổ chức có quyền hành cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại. Hoặc các bản chính đó phải là giấy tờ, văn bản do cá nhân tự viết (tự soạn thảo) sau đó đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận, đóng dấu.
Đối với bản sao dùng để công chứng cần phải là bản chụp rõ ràng, đầy đủ của bản gốc. Hoặc là bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong bản chính. Vì các cơ quan có thẩm quyền sẽ dùng những thông tin của bản gốc và bản sao để đối chiếu trước khi chứng thực nên người đi sao y cần cẩn thận trong việc chuẩn bị tài liệu sao y.
Các loại giấy tờ thường cần được sao y
Các giấy tờ cần được sao y thường là những giấy tờ quan trọng và độc nhất. Nghĩa là mỗi người chỉ có một bản chính duy nhất và chỉ có người đó mới sở hữu giấy tờ đó. Ví dụ như:
- Giấy khai sinh
- Hộ khẩu
- Sổ tạm trú/tạm vắng, KT3
- Giấy chứng nhận kết hôn (Hôn thú)
- Chứng minh nhân dân/căn cước công dân
- Học bạ/bảng điểm
- Bằng cấp/chứng nhận
- Giấy phép kinh doanh
- Hợp đồng kinh tế
Các giấy tờ này cần được sao y vì mỗi một thủ tục làm việc khác như xin nhập học, thủ tục visa, du học, xin việc, mua bán, làm ăn, làm các loại giấy tờ khác đều cần đến những bản sao này. Các bản sao này cũng bao gồm các thông tin quan trọng để xác định danh tính và thông tin về một người nên hầu như thủ tục nào cũng cần đến chúng.
Có mấy loại ngôn ngữ sao y?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì có 2 loại sao y dựa theo ngôn ngữ của văn bản gốc. Đó là:
- Sao y từ văn bản tiếng Việt.
- Sao y từ văn bản có yếu tố nước ngoài. Nghĩa là văn bản có dùng đến ngoại ngữ trong đó. Ví dụ như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Hoa, tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng Nga, tiếng Đức… Các văn bản này thường được dùng trong những trường hợp xuất nhập cảnh, công tác/kinh doanh với đơn vị nước ngoài… Với trường hợp này thì cần có dịch vụ dịch thuật công chứng sao y đi kèm. Dịch vụ dịch thuật trước tiên sẽ dịch các văn bản cần sao y ra ngôn ngữ yêu cầu. Sau đó họ sẽ xác nhận với cơ quan có thẩm quyền về tính chính xác và trùng khớp với bản gốc của các bản sao để có thể công chứng sao y.
Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực sao y?
Các cơ quan có thẩm quyền để thực hiện chứng thực sao y
Đối với văn bản tiếng Việt:
- Uỷ ban nhân dân từ cấp phường trở lên (bao gồm UBND phường, xã, quận, huyện)
- Văn phòng công chứng.
Đối với văn bản có yếu tố tiếng nước ngoài:
- Uỷ ban nhân dân từ cấp quận trở lên (bao gồm UBND quận, huyện)
- Văn phòng công chứng.
Người có quyền quyết định cho các văn bản sao y
Khi chứng thực sao y bạn cần biết ai là người có quyền ký xác nhận và đóng dấu. Vì chỉ có con dấu và chữ ký của họ mới có tác dụng chứng thực. Với uỷ ban nhân dân thì Chủ tịch hoặc phó chủ tịch Uỷ ban thường là người xác nhận cho hồ sơ sao y. Còn nếu bạn làm việc với văn phòng công chứng thì thường trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng công chứng sẽ là người chứng thực cho bạn.
Giá trị pháp lý của bản sao y
Bản sao y có giá trị cho các mục đích sau đây:
- Bản sao y chứng thực có giá trị sử dụng tương đương bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó. Đây là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực sao y có giá trị chứng minh về những điều khoản trong hợp đồng mà các bên đã ký kết. Chứng thực sao y cũng chứng minh năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Thủ tục chứng thực sao y
Bước 1: Xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực
Người đến chứng thực sao y xuất trình đầy đủ bản gốc và bảo sao cần chứng thực cho cơ quan công chứng. Các cơ quan thường phải lưu lại một bản sao trong hồ sơ. Vì vậy bạn nên chuẩn bị dư một bản so với số lượng bản sao mình cần. Ví dụ bạn cần 3 bản sao thì hãy chuẩn bị 4 bản copy của bản chính.
Trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự thì có thể bỏ qua.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực. Trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp. Nhưng tốt nhất thì người đi công chứng nên tự chuẩn bị bản sao cho mình.
Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu
Người thực hiện chứng thực của các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra bản chính. Sau đó họ sẽ đối chiếu với bản sao. Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính thì đóng dấu và ký tên xác nhận. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối. Sau đó đóng dấu giáp lai cho toàn bộ văn bản.
Bước 3: Nhận kết quả
Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ. Kiểm tra kỹ bản chính và bản sao để tránh thất lạc.
Việc chứng thực sao y tuy đơn giản nhưng nếu không cẩn thận thì bạn sẽ mất nhiều thời gian làm lại. Hoặc chọn chỗ sao y công chứng không đúng thì bản sao y có thể không có hiệu lực. Vì vậy hãy tìm hiểu kỹ về quy trình, yêu cầu sao y công chứng trước khi thực hiện. Đặc biệt với những tài liệu có nước ngoài thì bạn cần chọn cho mình một dịch vụ dịch thuật uy tín để đảm bảo tính chính xác của tài liệu. Phương Đông là đơn vị có hơn 8 năm trong ngành dịch thuật và từng xử lý nhiều tài liệu sao y công chứng khác nhau. Liên hệ ngay với Phương Đông nếu bạn cần dịch thuật sao y công chứng để được tư vấn thêm.
